2.0 Concepto e Importancia

La función de Organización es la disposición de los factores, colaboraciones y/o recursos con que cuenta la empresa para alcanzar los objetivos fijados. La necesidad de disponer de forma sistemática del conjunto de los medios que componen la empresa, lleva a la función de organizar. 

Dichos recursos, colaboraciones o medios disponibles se pueden agrupar en la siguiente tipología: 

• Personas. 
• Recursos Económicos o Presupuesto asignado. 
• Medios informáticos. 
• Características de la ubicación física. 
• Manuales o documentación interna que facilite la ejecución de las tareas de los diferentes puestos.

En cuanto a la Organización, se han de definir las funciones de los diferentes puestos de trabajo para evitar choques entre las personas y falta  de coordinación en el trabajo. De ahí surge la necesidad de que para cada puesto de trabajo se definan las funciones a desarrollar. La descripción de las funciones de un puesto de trabajo suele sintetizarse en un documento generalmente denominado Manual de Funciones. 

En general, un Manual de Funciones tiene la siguiente estructura: 

• Identificación. 
• Nombre y código del puesto. 
• Nombre de la persona que ocupa el puesto. 
• Nivel de la estructura. 
• Dependencia jerárquica y funcional. 
• Descripción básica. 
• Funciones específicas. 

El diseño de la Organización 

La primera tarea de la alta dirección de una empresa es el diseño, la creación y el funcionamiento de organizaciones que funcionen con 

eficacia. Los directivos tienen un limitado conjunto de instrumentos para influir en los esquemas del comportamiento organizativo (tomar decisiones, nombrar personas) pero el arma más poderosa es el diseño de la organización (sistemas, estructuras y procesos). 

En este diseño deben cosiderarse dos componentes: 

• Técnico: estableciendo las técnicas y operatividades para facilitar la aplicación de estrategias, el flujo de trabajo, permitir el control, crear tareas factibles y medibles.

• Humano para conseguir el ajuste de las personas, organizar el poder entre los diversos grupos, compatibilizar los valores y creencias de las personas con los de la organización y definir un estilo de dirección 

Partimos además de la consideración de la organización como un sistema social abierto, es decir, que se relaciona con su entorno.

 Sus características serán: 

• Interdependencia interna: cualquier acción sobre una parte de la estructura afecta a otras.

• Capacidad de retroalimentación: el sistema se controla en base a informaciones sobre los resultados obtenidos. 

• Equilibrio: el sistema tiende a equilibrarse cuando una parte se descompensa.

2. Formas Organizacionales

Competencia Específica

Identifica la importancia de los Organigramas en el contexto informático de las organizaciones.

1.6 Áreas Administrativas Funcionales

Área de Finanzas

Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

Funciones:

1-Financiamiento

2-Contraloría

3-Crédito y Cobranza

4-Impuestos

Área de Mercadotecnia (o Ventas)

Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.

Funciones:
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación

Área de Producción

Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.

Funciones:
1-Ingeniería de producto

a) Diseño del producto
b) Pruebas de Ingenieria
c) Asistencia a mercadotecnia
2-Ingeniería de planta
3-Ingeniería industrial
4-Planeación y control de la producción
5-Abastecimientos
6-Fabricación
7-Control de calidad

Área de Recursos Humanos (Personal )

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.

Funciones:

1-Contratación y empleo
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos

La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial.

Referencia:

http://informaticatesci.blogspot.com/2010/09/tema-areas-administrativas-funcionales.html

1.5 Teoría Moderna de la Organización

La teoría de la organización o teoría de las organizaciones tiene como objetivo central descubrir las limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del llamado hombre administrativo, donde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad y busca obtener resultados satisfactorios,y lo diferencia del llamado hombre económico, que actúa racionalmente y busca maximizar el beneficio.James March y Herbert Simon realizaron una obra a finales dela década de 1950 donde plantearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre todo en relación con la comunicación en las organizaciones. Su influencia sobre el desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importante y permanente, para investigar en forma científica.Uno de sus mayores aportes fue la teoría de la decisión.

¿Que significa?

Significa un alto valor a la racionalidad, la efectividad y la eficiencia.Combinando recursos con personas y evaluando constantemente su desempeño, la organización persigue objetivos que benefician a la sociedad.

Su historia

  La historia moderna es una parte del descubrir temporal de la historia pero no es más que una visión actual, una organización que nos permite entenderla mejor.Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumarios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo,muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes(entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial.

             

Siglo XIX, Su historia:

 Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos, como Adam Smith y John Stuart Mill,proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización,procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica y planeamiento del trabajo.Para fines del siglo XIX, Léon Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.Siglo XX Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, la sociología, la psicología, la teoría de sistemas y las relaciones industriales fueron desarrollándose.

               

 ¿En que consiste?

 La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

http://www.slideshare.net/saudseberd/administracin-para-informtica

1.4.1 Tipología de la Planeación

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Un plan, es un mapa de ruta que nos indica como ir de un punto a otro, se parte de un plan informal o idea general; así también los estudios de factibilidad, el estudio de casos y los análisis competitivos son preplanes. 

Su objetivo es lograr que los responsables de la ejecución, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades. 

Objetivo 

Lograr que los responsables de la ejecución, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades. 

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser:

b) Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses.

c) Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses.

d) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.

e) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

• Planeación integral o Planeación Total

• Estratégica.

• Táctica.

• Operativa.

• Estratégica.

Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la Organización y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la Organización. Es a largo plazo y comprende toda la Empresa.

 Definición.

“Es el esfuerzo sistemático y formal de una empresa para establecer sus objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias, y así lograr los objetivos organizacionales”.

Táctica o funcional.
 Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazos, y abarcan un área de actividad específica.

• Definición.

“Es la etapa donde se definen los objetivos, tácticas, programas y presupuestos que llevará a cabo la empresa”.

Características.

• Coordina las funciones importantes del organismo.

• Su realización se enfoca a mediano plazo.

• Identifica los medios necesarios para lograr los objetivos.

• Los encargados responsables de la formulación de estos planes, son los principales gerentes.

• Un conjunto de planes tácticos soportan y complementan un plan estratégico.

• Los planes tácticos están sustentados en valores más objetivos que subjetivos.

• La información necesaria para este tipo de planes, se genera de manera interna.

• El nivel de incertidumbre en un plan táctico, tiende a disminuir.

• El desarrollo de planes tácticos, tiene su marco de referencia en la planeación estratégica.

• Facilita y estimula la evaluación de las actividades funcionales de la empresa.

• Operativa.

• Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Definición.

“Son planes que suministran los detalles de la manera cómo se alcanzarán los planes estratégicos”.


Características.

• Se enfoca a actividades específicas de la Organización.

• El periodo de duración es a corto plazo.

• Constituye el soporte de planes tácticos.

• Fomenta la participación del personal en el establecimiento de metas.

• El responsable de la ejecución de estos planes es el encargado del área correspondiente.

• El grado de incertidumbre es menor que en otro tipo de planes.

• Permite calcular la rentabilidad de la implantación del plan.

• Se convierte en un medio para evaluar los resultados de la empresa.

Aplicación de la Planeación


Planificación de un Proyecto informático

Las razones del fracaso de un proyecto informático:

• Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas.

• Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes.

• Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulación.

• Mala estimación de costes.

• Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo.

• Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.

1.4 Planeación: Inicio del exito o Fracaso

Definición de Planeación

“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

         
PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN:

¿Qué Hacer?

▫ MISIONES O PROPÓSITOS
▫ METAS U OBJETIVOS
▫ ESTRATEGIAS
▫ POLÍTICAS
▫ PLANES
▫ PROGRAMAS
▫ PROCEDIMIENTOS
▫ PRESUPESTOS

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

• Promueve el desarrollo del organismo al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
• Propicia una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán por lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona al organismo social al medio ambiente externo.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos (intuición, improvisación).
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Al establecer planes de trabajo, éstos suministran las bases a través de las cuales, operará el organismo.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la organización.
• Hace que los empleados conozcan perfectamente, qué es lo que se espera de ellos y les da una oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen.
• Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control.



Principios de la Planeación

Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.

 Objetividad y cuantificación. Conocido como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo, los riesgos.

 Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

 Unidad. Todos los planes específicos del organismo deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

 Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Consecuencias de la falta de Planeación
• Excesivas situaciones imprevistas.
• Inexistencia de una “media” para controlar el verdadero éxito o fracaso de la gestión.
• Falta de guía de acción clara y precisa.
• Peligrosa visión a corto plazo.
• Falta de criterios para decidir las inversiones y gastos a realizar.
• Falta de control.

Ventajas de aplicar la planeación
• Ayuda a establecer objetivos específicos claros y precisos para toda la empresa.
• Ayuda a establecer un plan de trabajo, que permita alcanzar esos objetivos con eficacia y eficiencia.

1.3 Proceso Administrativo alineado a Proyectos Informáticos

¿Qué es la Administración de Proyectos?.

Es un método y conjunto de técnicas basadas en los principios de la Administración para alcanzar el resultado esperado en el tiempo esperado dentro del presupuesto y de acuerdo a las especificaciones.

¿Qué es un proyecto?.

Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. En esta forma puede haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas como puede ser: educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, etc. El recurso humano es lo más importante en un proyecto, de este factor depende el éxito o fracaso del mismo.

En el análisis de un proyecto intervienen los siguientes puntos:

PRESUPUESTO
SITE (ESPACIO)
RECURSOS HUMANOS
SOFTWARE
HARDWARE
NECESIDADES

Planeación: ¿Cómo?, ¿Cuando?. La comunicación es lo más importante a tomar en cuenta en la planeación, ya que esto afecta al recurso humano.

Organización: ¿Quién?.

Dirección: Coordinación de las cosas.

Control: Debe revisarse paso a paso cada proceso en el desarrollo.

 Deben hacerse las cosas por el deseo de "hacerlas bien". Por cada cliente insatisfecho, en promedio se pierden 16.

Reingeniería. La reingeniería es un enfoque para planear y controlar el cambio. La reingeniería de negocios significa rediseñar los procedimientos de negocios y luego implantarlos.

1.- EL PROYECTO ES UNA SOLUCIÓN EN BUSCA DE UN PROBLEMA.

2.- SOLAMENTE EL EQUIPO DEL PROYECTO ESTÁ INTERESADO EN EL RESULTADO FINAL. (SE DEBE CONTAR CON EL COMPROMISO DE LA CABEZA DE LA ORGANIZACIÓN).

3.- NADIE ESTÁ A CARGO. (DEBE EXISTIR UN LIDER AUNQUE SEA INFORMAL).

4.- EL PLAN DEL PROYECTO CARECE DE ESTRUCTURA.

5.- LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO CARECE DE DETALLES.

6.- EL PROYECTO ESTÁ SOBRE ESTIMADO DEL PRESUPUESTO.

7.- LOS RECURSOS LOCALIZADOS SON INSUFICIENTES.

8.- EL PROYECTO NO SE SIGUE DE ACUERDO A SU PLAN.

9.- EL EQUIPO DEL PROYECTO NO TIENE COMUNICACIÓN.

10.- EL PROYECTO SE ALEJA DE SUS OBJETIVOS ORIGINALES.

BENCHMARKING. El método que se basa en copiar al mejor en un producto o servicio y de ahi basarse para realizar mejorías o comparaciones. El Benchmark es una medidao de su operación en relación con:

INGENIERÍA DE SERVICIOS

En la década de los noventas se inició una gran globalización de la economía en los mercados y negocios. En el futuro inmediato los cambios serán mas frecuentes y novedosos y el entorno de las empresas será difícil de predecir. Se llega a altos grados de competencia y nuevas formas de Producción y Comercialización.

La información es la clave en las empresas. No se trata de responder al cambio, sino de provocarlo como fórmula para una ventaja competitiva. INFORMACION+CONOCIMIENTOS=COMPETITIVIDAD.

El mundo actual y de negocios se caracteriza por la aguada competencia entre pasises y empresas. Buscan lograr ventajas competitivas para supervivencia, crecimiento, rentabilidad. La fórmula de la ventaja competitiva es centrarse en el cliente y no en la competencia tradicional de "ganar por ganar" que lleva a la guerra de desgastes entre competidores directos. El enfoque estratégico se dirige al cliente para darle valor agregado mediante un servicio de calidad constante.

La ingeniería de servicios se dirige al mejoramiento constante del servicio y con ello derivar en ventajas competitivas. Para llegar a ser el mejor en el mundo, se tiene que competir con el mejor. Un periodo de competencia que exige una estrategia impulsada por la tecnología, supremacía en producción eficiente y una administración de personal.

 Referencia:http://www.oocities.org/dreamlfpg315/dll/proyectos.htm