La función de Organización es la disposición de los factores, colaboraciones y/o recursos con que cuenta la empresa para alcanzar los objetivos fijados. La necesidad de disponer de forma sistemática del conjunto de los medios que componen la empresa, lleva a la función de organizar.
Dichos recursos, colaboraciones o medios disponibles se pueden agrupar en la siguiente tipología:
- Personas.
- Recursos Económicos o Presupuesto asignado.
- Medios informáticos.
- Características de la ubicación física.
- Manuales o documentación interna que facilite la ejecución de las tareas de los diferentes puestos.
En cuanto a la Organización, se han de definir las funciones de los diferentes puestos de trabajo para evitar choques entre las personas y falta de coordinación en el trabajo. De ahí surge la necesidad de que para cada puesto de trabajo se definan las funciones a desarrollar. La descripción de las funciones de un puesto de trabajo suele sintetizarse en un documento generalmente denominado Manual de Funciones.
En general, un Manual de Funciones tiene la siguiente estructura:
- Identificación.
- Nombre y código del puesto.
- Nombre de la persona que ocupa el puesto.
- Nivel de la estructura.
- Dependencia jerárquica y funcional.
- Descripción básica.
- Funciones específicas.
El diseño de la Organización
La primera tarea de la alta dirección de una empresa es el diseño, la creación y el funcionamiento de organizaciones que funcionen con
eficacia. Los directivos tienen un limitado conjunto de instrumentos para influir en los esquemas del comportamiento organizativo (tomar decisiones, nombrar personas) pero el arma más poderosa es el diseño de la organización (sistemas, estructuras y procesos).
En este diseño deben cosiderarse dos componentes:
- Técnico: estableciendo las técnicas y operatividades para facilitar la aplicación de estrategias, el flujo de trabajo, permitir el control, crear tareas factibles y medibles.
- Humano para conseguir el ajuste de las personas, organizar el poder entre los diversos grupos, compatibilizar los valores y creencias de las personas con los de la organización y definir un estilo de dirección
Partimos además de la consideración de la organización como un sistema social abierto, es decir, que se relaciona con su entorno.
Sus características serán:
- Interdependencia interna: cualquier acción sobre una parte de la estructura afecta a otras.
- Capacidad de retroalimentación: el sistema se controla en base a informaciones sobre los resultados obtenidos.
- Equilibrio: el sistema tiende a equilibrarse cuando una parte se descompensa.
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